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湖南大学信息科学与工程学院学生档案管理实施办法
浏览次数:日期:2022-09-17

学生档案(学籍档案、党员档案、团员档案)是学校在学生管理活动中形成的,记录和反映学生个人经历、德才能绩、学习和工作表现的、以学生个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录,是毕业生转正定级、职称晋升、安家落户、干部提拔的重要依据。为更好服务学生,规范学生档案保管、查阅、调取工作,现将实施办法公布如下:

一、基本原则

(一)档案与户籍不分离。档案应存于户籍所在地的人事局或其他人才托管机构;本人不在户籍所在地工作的,档案应转回至原籍。本人不在户籍所在工作,但工作单位有独立保管档案的资质,档案可转至工作单位。

(二)党员档案与人事档案不分离。根据相关要求党员档案应作为档案的一部分与其他人事档案保存于一处。党组织关系所在单位如需单独保存党员档案,应出具函件调取党员档案。原则上,正式党员档案不单独存放。

(三)毕业生档案保管在学院单独申请,且保存年限一般不超过两年。

(四)档案借阅和调取属对公行为。档案查阅和调取,需有毕业生所在单位出具查阅和调档函件进行调取。不接受档案个人调取的行为,如毕业生所在单位需本人携带档案报到,毕业生所在单位需出具函件,档案领取时密封,用人单位收到档案后应及时向本院返回回执。

二、档案分类管理办法

(一)在校生档案管理

1.新生档案。新录取学生应由其原档案所在管理单位通过机要、EMS学生档案寄送专线寄达本院。转专业转入学生档案应由原单位档案管理员送到本院。本科生由年级辅导员负责进行档案复核,研究生由招生专干负责收取、研究生辅导员协助复核。整理好的档案统一编号(由档案管理专员给定编号原则和范围)交至档案管理专员。

2.在校生档案。由档案管理专员负责保管。年级辅导员根据工作需要,在档案管理专员调取。在校生因就业政审等原因查阅档案需提前2个工作日向辅导员提出申请。辅导员调取、查阅档案需做好登记记录,查阅档案当天必须送还。如当天未能查阅完毕,下一工作日再次查阅。在校生档案原则上不能外借至外单位,如却因特殊岗位档案审查需要,需提供官方正式函件,且必须在10个工作日归还。学生在读期间,重要材料需放入档案,可在档案管理专员授权下,由辅导员完成。学生转专业转出本院,由年级辅导员统一领取转出学生档案,并送达对方学院。

(二)毕业生档案管理

1.应届毕业生档案,应由辅导员统一批量借出完成重要材料归档和档案封装邮寄。留校代管及暂缓邮寄档案,于学生毕业后重新审查后交回至档案管理专员。交回档案时重新对档案编号,并提交留校代管档案信息汇总表,同时上交应届毕业生档案邮寄台账。本院升学毕业生档案,由毕业年级辅导员统一交至研究生由招生专干或研究生新生辅导员。

2.往届毕业生档案,由档案管理专员统一保管。毕业生单独申请查阅和调档。往届毕业生(含毕业当年档案非集中转寄时间段调档的学生)调档需提前预约,预约完成后致电档案管理专员,档案管理专员于预约之日起15个工作日内寄出档案。如需加急处理,由调档人自行承担邮寄费用。

三、补办档案材料需求处理

(一)已毕业学生档案转出后,如因现档案管理单位过失造成档案材料遗失,须由学院补办个别档案材料,须由现档案保管单位出具正式函件。函件中明确说明档案缺失原因、需本院提供的具体材料明细。学院可补办的材料包括:本科入学登记表、本科生及研究生毕业生登记表、本科毕业设计登记表、在读期间奖惩情况证明。入学名册、成绩单、学位授予决议、新党员发展名册、预备党员转正名册、党组织关系转接介绍信回执等材料学院无法提供,可由学生本人携带有效身份证件至湖南大学档案馆查阅和调取复印件。

(二)已毕业学生档案转出后,如因现档案管理单位特殊要求,须学院提供学生档案归档必要材料或开具个别事项证明,须由现档案管理单位出具正式函件。学校协助学生现档案管理单位,进行相关情况说明或提供相关材料。


湖南大学信息科学与工程学院

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