2012年9月

第一章 总则

为了进一步规范学院印章管理，完善印章刻制、使用手续，根据《湖南大学印章管理办法》，结合我院实际，特制定本规定。

第二章 印章的刻制与启用

第一条 学院公章及学院其他部门公章需向学校相关主管单位申请刻制，新申请刻制印章需到学院办公室备案。

第三章 印章的管理与使用

第二条 学院印章、院长、书记人名章，由学院办公室统一管理，办公室秘书负责保管和使用，严格用印手续。

第三条 学院印章使用的范围和程序：

（一）以学院名义上报下发的正式文件用印，在送院领导签发前须经办公室文书核稿、编号。由学院主要负责人签发后，方可用印；

（二）各类上报材料，经有关部门审核，由学院主要负责人或经授权的负责人审阅、签字后，方可用印上报。

（三）以学院名义印制的各类证书、证件、奖状等，须经承办部门造册、编号、负责人审核，由分管院领导审阅、签字后，主管院长审批，可一次性加盖学院印章。

（四）补办学习证明、学生证和工作证，须经教务办、学工办和行政办等相关职能部门负责人审核签名，经主管院长审批，方可用印。

（五）各类合同书、协议书、意向书、备忘录、鉴定证书、聘书等，须经分管院领导审审批，方可用印。

（六）申报科研项目、科研成果、科研奖励及专利申请等，由科研秘书统一造册审核，报分管院领导审批，方可用印。

（七）办理申请采购设备与物资等各种手续，需先填写各项目仪器设备申购计划表，经主管院长审批，确定经费来源，方可用印。资产验收需经使用人或负责人签字，学院资产管理员验收备案，方可用印。

（八）各类常规性部门报表，由主管部门负责人审核签名，分管院领导审阅签字，经主管院长审批，方可用印。

（九）毕业证书、学生证书的复印件、翻译件，需加盖学院印章时，须持证书原件，经教务办、学工办等职能部门核查，有关负责人签字，翻译件须经导师、负责人签字，方可用印。

（十）教职工和学生出国、出境材料，因公出国（境），须持相关文件，由主管领导签字审批，方可用印报组织部或外事处按规定办理；因私出国（境），学生经学工办审核，教职工需经主管领导审阅签字，人事秘书处备案，方可用印。

（十一）各类证明，须经所在部门负责人审核，分管院领导审批，方可用印。个人身份证明原则上不予出具。

（十三）其他特殊情况，须经有关院领导签字后，主管院长审批，方可用印。凡涉及到学院重大利益，对学院发展有影响的材料，须经主管院长审批后，方可用印。

第四条 下列情况之一的，印章管理人员不得用印
　　（一）涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的文件、材料；

（二）未经单位或部门领导签发批准的文件、材料；

（三）与本院工作、业务无关的文件、材料；

（四）空白介绍信、空白证件、空白奖状等。

第五条 印章管理人员用印时，必须审核用印内容，检查审批手续，发现审批手续不全或批准权限不当，应拒绝用印。

第六条 凡涉及到学院重大利益，对学院发展有影响的材料（所有用印材料），均应保留院领导签批的原稿或复印件存档备查。

第七条 印章原则上不得带离办公室。如因特殊情况需在办公室以外的地点使用印章，需由用印办公室提出书面申请，报分管办公室的院领导批准后，方可带离办公室。

第八条 单位需委派政治素质高、工作责任心强的同志专人保管和使用印章，如保管人外出，应交由办公室负责人管理，不得将印章交无关人员保管。

第九条 印章停用，要经学院批准，及时将停用的印章封存或销毁，建立印章清退、上交销毁档案。

第十条 用印时间为工作日正常上班时间。寒、暑假期间用印时间为白天正常值班时间。国家法定节假日、双休日需提前进行用印申请。

第十一条 凡私自刻制公章，或因印章管理或使用不当等原因造成损失者，根据情节轻重对当事人进行批评教育直至行政处分，造成重大损失的，追究当事人及相关负责人的经济和法律责任。

第四章 附则

第十二条  本规定由学院办公室负责解释。

第十三条  本规定自印发之日起施行。