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信息学院印章管理规定

2012年9月

第一章 总则

为了进一步规范学院印章管理,完善印章刻制、使用手续,根据《湖南大学印章管理办法》,结合我院实际,特制定本规定。


第二章 印章的刻制与启用

第一条 学院公章及学院其他部门公章需向学校相关主管单位申请刻制,新申请刻制印章需到学院办公室备案。


第三章 印章的管理与使用

第二条 学院印章、院长、书记人名章,由学院办公室统一管理,办公室秘书负责保管和使用,严格用印手续。

第三条 学院印章使用的范围和程序:

(一)以学院名义上报下发的正式文件用印,在送院领导签发前须经办公室文书核稿、编号。由学院主要负责人签发后,方可用印;

(二)各类上报材料,经有关部门审核,由学院主要负责人或经授权的负责人审阅、签字后,方可用印上报。

(三)以学院名义印制的各类证书、证件、奖状等,须经承办部门造册、编号、负责人审核,由分管院领导审阅、签字后,主管院长审批,可一次性加盖学院印章。

(四)补办学习证明、学生证和工作证,须经教务办、学工办和行政办等相关职能部门负责人审核签名,经主管院长审批,方可用印。

(五)各类合同书、协议书、意向书、备忘录、鉴定证书、聘书等,须经分管院领导审审批,方可用印。

(六)申报科研项目、科研成果、科研奖励及专利申请等,由科研秘书统一造册审核,报分管院领导审批,方可用印。

(七)办理申请采购设备与物资等各种手续,需先填写各项目仪器设备申购计划表,经主管院长审批,确定经费来源,方可用印。资产验收需经使用人或负责人签字,学院资产管理员验收备案,方可用印。

(八)各类常规性部门报表,由主管部门负责人审核签名,分管院领导审阅签字,经主管院长审批,方可用印。

(九)毕业证书、学生证书的复印件、翻译件,需加盖学院印章时,须持证书原件,经教务办、学工办等职能部门核查,有关负责人签字,翻译件须经导师、负责人签字,方可用印。

(十)教职工和学生出国、出境材料,因公出国(境),须持相关文件,由主管领导签字审批,方可用印报组织部或外事处按规定办理;因私出国(境),学生经学工办审核,教职工需经主管领导审阅签字,人事秘书处备案,方可用印。

(十一)各类证明,须经所在部门负责人审核,分管院领导审批,方可用印。个人身份证明原则上不予出具。

(十三)其他特殊情况,须经有关院领导签字后,主管院长审批,方可用印。凡涉及到学院重大利益,对学院发展有影响的材料,须经主管院长审批后,方可用印。

第四条 下列情况之一的,印章管理人员不得用印
  (一)涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的文件、材料;

(二)未经单位或部门领导签发批准的文件、材料;

(三)与本院工作、业务无关的文件、材料;

(四)空白介绍信、空白证件、空白奖状等。

第五条 印章管理人员用印时,必须审核用印内容,检查审批手续,发现审批手续不全或批准权限不当,应拒绝用印。

第六条 凡涉及到学院重大利益,对学院发展有影响的材料(所有用印材料),均应保留院领导签批的原稿或复印件存档备查。

第七条 印章原则上不得带离办公室。如因特殊情况需在办公室以外的地点使用印章,需由用印办公室提出书面申请,报分管办公室的院领导批准后,方可带离办公室。

第八条 单位需委派政治素质高、工作责任心强的同志专人保管和使用印章,如保管人外出,应交由办公室负责人管理,不得将印章交无关人员保管。

第九条 印章停用,要经学院批准,及时将停用的印章封存或销毁,建立印章清退、上交销毁档案。

第十条 用印时间为工作日正常上班时间。寒、暑假期间用印时间为白天正常值班时间。国家法定节假日、双休日需提前进行用印申请。

第十一条 凡私自刻制公章,或因印章管理或使用不当等原因造成损失者,根据情节轻重对当事人进行批评教育直至行政处分,造成重大损失的,追究当事人及相关负责人的经济和法律责任。


第四章 附则

第十二条  本规定由学院办公室负责解释。

第十三条  本规定自印发之日起施行。